如何召开高效的会议
并不是所有事情都需要开会，而且许多会议根本帮不上什么忙。那么，如何确保你的会议值得开呢？
我们都曾被邀请参加那些完全可以用一封邮件解决的会议，或者被困在似乎要持续数小时、却谁也没取得任何进展的会议里。当你有一大堆工作要完成时，没有什么比一场浪费你时间的无效会议更令人沮丧的了。
无论你是在办公室办公还是远程办公，一场糟糕的会议都可能毁掉你的一天，让你工作落后，并让你觉得什么也没做成。那么，你该如何改变这种情况呢？
学会如何召开高效的会议——无论大家是坐在同一间会议室里还是远程办公——是确保你从会议中收获所需、避免跑题、不浪费任何人时间的最佳方式。你可能会发现，这样一来你需要开的会反而更少了，从而可以专注于更重要的任务——也就是你工作的其他部分！
你真的需要开会吗？
在发出会议邀请之前，先想一想你是否真的需要开这个会。你能不能直接给相关人员发封邮件、打个电话，甚至发条即时消息？
一场会议究竟能达成什么是你用其他方式无法达成的？如果答案是什么都达不成，那就别开会。你最终只会浪费自己和别人的时间，而且很可能要花更长时间才能得到正确的结果，尤其是与发邮件相比。
当然，如果发邮件反而引出了更多问题、需要开会讨论，那就把它排进日程。先探索其他方案总是一个好主意。
制定一份实用的议程
注意到这里说的不是“制定议程”了吗？这是因为太多人乐于制定一份像巧克力茶壶一样华而不实的议程——看着挺像回事，其实毫无用处。一份简单的清单只是议程的起点，而不是全部。
没错，你可能会回顾业绩表现，但具体来说，在会议的这个环节中，你要看哪些业绩表现？提供额外的信息可以确保参会者带着正确信息前来，并有时间做准备。这样就能免去大家手忙脚乱地查找网络资料、只为找到一个答案，或者因为想不起一个你并未告知需要了解的数值而显得很尴尬。
在议程中补充一些细节，让每个人都知道会议预期的内容、需要带什么，甚至还有哪些人应当参会。归根结底，一份像样的议程能让会议顺畅进行、避免浪费时间，并让你把控会议节奏。
避免跑题
你知道有什么比没有会议议程更糟糕吗？那就是有议程却不照着做。如果你这样做，那你就是问题的一部分，必须被制止。
议程的存在是为了确保每个人都能为会议做好准备，同时也是为了让会议具备一定的结构，使你能在规定时间内完成所有需要讨论的事项。不遵循这一结构，可能意味着你的会议会无限拖延，或者迅速演变成好几场会。
如果你主持会议，你需要对自己负责，避免自己偏离到那些无助于解决问题的其他话题上。同样，如果别人跑题了，你需要能够介入，把他们拉回大家本应讨论的重点上。
你可以温和地提醒会议聚焦于某个特定话题，也可以为会议增添一些趣味，比如引入一种任何人都能用来提醒别人跑题的方式——例如摇铃、敲桌子，或者（对于那些实在太难叫停的人）用气笛。
如果有人提出了一个应当讨论、但与当前话题不太相关的事项，就把它加进“其他事项”清单，留到会议结束前讨论——前提是还有时间的话。
安排休息时间
长时间会议有时不可避免，尽管我们都希望避开它们。很不幸，你不可能对每一场长达三小时的会议都请病假，也不可能每次都“神秘地无法出席”，所以偶尔你还是得参加一场。
为了避免每个人都变得疲惫不堪（通常这意味着没人愿意发言，因为大家都只想快点结束），一定要安排定时休息。给大家一些时间上个洗手间、泡杯咖啡或吃点零食，让他们重新振作起来，准备好继续参与。
你甚至可以把休息时间写进议程，让每个人都知道你已经把这些时间考虑在内了。更好的是，你可以告诉大家已经准备了茶点（不过如果是视频会议，这可能有些困难），让他们立刻心情愉悦。
安排专人做会议记录
我们都经历过这种情况。你正在开会，拼命记录刚刚提出的某个要点，因为你觉得一定要记住它，这时有人问你一个问题，你却完全没听到。做笔记固然重要，但参与会议更重要——毕竟，这本来就是你被邀请参会的原因。
虽然人们会想自己做些笔记，但他们不应该感到被逼迫要把每件小事都记下来。因此，安排一位专人负责做会议记录是个好主意。
记录员可以专注于把所有重要内容记到纸上，这样其他人就能专注于议程上的每一项内容，而不会遗漏什么。会议结束后，你可以把会议记录发给所有参会者，方便他们回顾。这也是你跟踪事项进展的好方法，这样在未来的会议上就不会重复讨论同样的内容。
发送会议纪要
会议不应该在大家走出门的那一刻就结束了，你还需要跟进。向参会者和错过会议的所有人发送一份纪要，概述重要决定和行动事项，以及各项事务的负责人。
这能确保每个人都充分了解会议结果，以及自己是否有需要跟进的事情。人们常常会忘记自己同意要做的事，因此这样做能确保每个人都清楚下一步该怎么走。
虽然你应当在这封邮件中附上会议期间的记录，但你的纪要应当是一份简短的要点清单。如果你需要向某些人提供更多信息，请另行发送，以免其他人粗略浏览时遗漏真正重要的内容。这也意味着很多人不会被困在与他们无关的邮件往来中。
召开高效的会议
现在，你剩下要做的就是召开高效的会议了——当然，也希望会议越少越好！此外，你随时可以把这些建议分享给公司里的其他人，确保他们主持的会议同样高效。